Para evaluar la excelencia empresarial los autores proponen realizar un análisis y emitir una calificación con base en una escala de estándares debidamente probados mediante tres grados de desempeño: excelente, promedio y deficiente, en el que se evalúan las siguientes áreas clave de resultado:
Estrategia empresarial. Estrategias que conducen a la organización.
Planeación. Planes de la empresa.
S. Liderazgo. Estilos de liderazgo y gestión.
Recursos humanos. Manejo del elemento humano.
Administración financiera. Planeación y asignación de los fondos monetarios.
Operaciones. Proceso de transformación y adquisición de la materia prima en producto terminado.
Mercadotecnia. Actividades tendientes a hacer llegar el producto o servicio al consumidor para satisfacer sus necesidades.
Investigación y desarrollo. Conjunto de funciones para innovar y mejorar el producto.
Obviamente, no todas las áreas mencionadas serán evaluadas en las medianas y pequeñas empresas; sin embargo, este modelo proporciona una guía importante al respecto. A continuación se mencionan las funciones que se evalúan.
Planeación de la estrategia empresarial. Nivel de definición y análisis de la misión, los objetivos financieros, las estrategias de penetración en diversos mercados y los recursos con que se cuenta para lograrlo.
Tasa de crecimiento de los mercados. Se obtiene al realizar comparaciones con otros amplios indicadores económicos y con la competencia.
Tecnologías. Grado de utilización de tecnologías vanguardistas y desarrollo de una base tecnológica en el área productiva de la empresa.
Nuevos mercados. Análisis y evaluación de la posible diversificación de mercados.
Sinergia. Implicaciones que conllevan a crear divisiones con productos distintos en un mercado común.
Planes de catástrofe. Grado de efectividad de planes que contemplen condiciones adversas, por cambios repentinos en el mercado o en la economía global.
Expansión. Se evalúa el método de expansión por medio de diversificación de fusión o adquisición de empresas.
Liderazgo empresarial
La evaluación del estilo de liderazgo que impera dentro de la organización y el grado de con- fiabilidad y acercamiento que existe entre los gerentes y subordinados, se realiza mediante el estudio de las diversas actividades que realiza un líder y la manera en que éste soluciona los problemas que se presentan.
La forma en que los miembros de una compañía organizan sus esfuerzos en la consecución de los objetivos, diseñan la estructura, determinan las políticas existentes, así como la sucesión que se da entre los ejecutivos, son algunos de los aspectos más importantes que nos pueden orientar sobre el estilo de liderazgo prevaleciente en la institución. Estas orientaciones deben estar plenamente enfocadas hacia la filosofía y los objetivos generales. Una empresa integrada por verdaderos líderes ofrece una base sistemática en la lógica empresarial y en las decisiones que se llevan a cabo.
El liderazgo empresarial es un factor esencial en la evaluación de la excelencia, ya que en el estilo de dirección se definirá en alto grado la comunión de esfuerzos entre el personal para la consecución de objetivos. Los indicadores de la eficiencia del liderazgo son:
Estructura empresarial. Coordinación e integración de esfuerzos entre divisiones, departamentos, etcétera.
Paradoja de la centralización y la descentralización. Grado de delegación que existe entre diversas áreas para la toma de decisiones conjuntas.
Política. Evaluación de las políticas que se practican en todas las áreas de la empresa tales como precios y servicios al cliente, calidad de los productos, vinculación del personal, promociones, salarios, liquidaciones, jubilaciones, etcétera.
Desarrollo de ejecutivos. Revisión periódica de un plan de desarrollo que reconocelos candidatos que pueden llenar vacantes en algún momento.
Esfuerzo del nivel más alto. Análisis del perfil directivo para determinar lia factibilidad competitiva organizacional, ya que de los directivos emanan las decisiones trascendentales.
Recursos humanos
Esta variable se refiere a la administración del elemento humano, que contribuye a limitar o acrecentar sus capacidades y aptitudes. Sus indicadores son:
Planeación e incorporación del personal. Básicamente se encarga de evaluar la planeación, el reclutamiento, la selección y la inducción del personal.
Evaluación del desempeño. Revisión del rendimiento y la productividad del personal
para planear mejoras en su desempeño.
Básicamente, la intención de evaluar dichas subfunciones es conocer el grado de preocupación que los niveles gerenciales muestran hacia su personal. Este interés se refleja en las prestaciones, las políticas de ingreso de persona, la estructura de salarios y los ascensos, así como en la relación que guarda la compañía con el ^indicato.
Conocer estos aspectos sirve copo pauta para saber qué tan cercanos se encuentran los empleados con el nivel gerencial y qué tanta participación de éstos existe hacia las decisiones que se llevan a cabo.
Administración financiera
La evaluación del flujo de dinero dentro de la compañía, así como el manejo que se destina para el mismo, son algunas pautas que ¡permiten evaluar el grado de excelencia de la organización. Un derroche de dinero mostrará una preocupación nula en el manejo correcto de los fondos. La asignación del presupuesto para proyectos de inversión, expansión y crecimiento refleja una organización que avanza para lograr una mayor competitividad.
Los indicadores que se utilizan sjon:
Relación entre activo corriente y pasivo corriente. Evalúa la capacidad empresarial para cumplir diariamente con sus obligaciones financieras del capital de trabajo.
Periodo de cobros. Una forma de medir la eficiencia en la administración de recursos financieros, se fundamenta en la duración del periodo de cobros y en la recuperación de cartera.
Flujo de dinero. Evalúa el flujo de entrada de fondos en relación con la salida de los mismos, para determinar si los fondos se utilizan correctamente.
Planeaciónfiscal. Consiste en analizar el plan fiscal o de impuestos con el fin de evaluar si se reduce la cantidad de impuestos al mínimo legal, para aumentar el potencial de las ganancias.
Presupuesto. Revisión del sistema de presupuestos, para determinar su grado de efectividad.
Operaciones
Esta función tiene como propósito evaluar todo el proceso que se sigue en la fabricación y producción de los bienes que elabora la compañía. La existencia de calidad en sus productos, la garantía y la atención misma que se da al público son algunos de los puntos que se evalúan en dicha función.
Las actividades que sirven como indicadores para evaluar la efectividad de la administración de operaciones son:
Planeación y programación de la producción. Revisión de planes y programas de producción, tomando como base ¿ara su evaluación modelos matemáticos, con el fin de establecer la eficiente utilización de los recursos.
Calidad. Evalúa el sistema de control de calidad, que abarca el procedimiento de inspección y muestreo, así como otrc s métodos para asegurar que la calidad se ajuste a las especificaciones.
Inventario de materiales. Reyisión de los niveles de inventarios para la continuidad de la producción.
Automatización. Grado de automatización de procesos que permita una constante productividad.
Reducción de costos. Revisión periódica del mejoramiento de procesos, la programación de los mismos y el uso eficiente de planta y equipo, así como de materias primas y de la reducción de costos.
Compras. Evaluación de la oportuna y adecuada provisión de materiales, suministros y equipos utilizados en las operaciones de fabricación y producción, determinando que se ajusten a las especificaciones de calidad.
Análisis de métodos. Análisis de alternativas, a fin de determinar el método de producción más eficiente.
La finalidad del análisis de operaciones es encontrar el grado de automatización con que se realizan las funciones de producción y fabricación de los productos elaborados, así como los estándares de calidad seguidos para su fabricación. El análisis de métodos seguido, las compras que se efectúan, el mantenimiento de la planta y del equipo, el inventario de materiales y demás, son medidas que nos permiten conocer el grado de excelencia de la compañía.
Mercadotecnia
Esta función resalta la destreza de los niveles gerenciales para colocar su producto en el gusto del cliente y para satisfacer las necesidades de éste. Los indicadores que proporcionan la información de la eficiencia en mercadotecnia son:
Número de clientes fundamentales. Mide la cantidad de clientes incondicionales que favorecen un constante volumen de ventas y que mantienen por largo tiempo la continuidad de la operabilidad de la organización.
Publicidad. Evalúa la eficiencia de programas de publicidad.
Promoción y venta. Evalúa la cantidad y operatividad de sistemas de mercadotecnia utilizados, como pueden ser ventas directas, almacenes, órdenes de compra por correo, ventas a través de concesionarias, comisionistas, etcétera.
Logística. Evaluación del sistema de distribución empleado para determinar si éste es la mejor alternativa para reducir gastos.
Determinación de precios. Análisis del mercado para comprobar la aceptación de los precios por parte del cliente.
Investigación y desarrollo
Esta función ayuda a la empresa a controlar el entorno de su mercado y no simplemente a reaccionar frente a las presiones del mismo. Sus actividades pueden ser muy variadas, dependiendo del tamaño y las ambiciones de la organización. Su evaluación comprende el estudio de las investigaciones que se realizan dentro de la compañía para el lanzamiento de nuevos productos o para mejorarlos. Resulta de gran importancia ya que al conocer el grado de interés de los directivos en la investigación y el desarrollo se demuestra su preocupación por mantener a la empresa como líder en el ramo y en el gusto del público.
Las subfunciones que se evalúan dentro de esta función son las siguientes:
Conceptos e ideas del nuevo producto.
Manejo del producto.
Proyección y programación de investigación y desarrollo.
Mezcla de investigación y desarrollo.
Asignación de fondos a investigación y desarrollo.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
En toda organización es impresc indible verificar la ejecución correcta de sus distintas funciones, para comprobar si efectivamente se está cumpliendo con el programa previsto y los principios en que se basa la organización, corregir errores, fallas, irregularidades o ineficiencias.
Mediante la auditoría administrativa se establecen métodos de control que permiten evaluar el cumplimiento de las reglamentaciones y normas adoptadas con el fin de alcanzar una mayor efi
ciencia en las áreas y, por ende, en
Existen diversas metodologías de auditoría administrativa; las más usuales son:
Método del American Institute of Management (Instituto Americano de la Administración). A través de este método se evalúan los siguientes factores:
Función económica.
Estructura formal.
S. Utilidades.
Atención a los accionistas.
Investigación y desarrollo.
Consejo de administración
Políticas fiscales.
Eficiencia en la producción.
Distribución.
10. Evaluación de los ejecutivos.
Método de W. P. Leonard. Muy similar al de la AMA, abarca las siguientes etapas:
Examen. Consiste en el análisis y la recopilación de información de las áreas de estudio que a su vez comprende funciones específicas, departamentos y divisiones o áreas de la empresa en las que se estudian planes, objetivos, políticas, estructuras, sistemas y procedimientos, métodos de contro , estándares y recursos.
Evaluación. Comprende la a alicación de diversos índices con el fin de determinar la efectividad del proceso en cuanto a las siguientes variables: estructura, certeza y adecuación de controles, métodos de protección, métodos de trabajo, repercusiones financieras, utilización de equipo, etcétera, i
8. Análisis e interpretación. Una vez que se han efectuado el examen y la evaluación de las variables anteriores, se analizá e interpreta la información. En esta fase se incluye un diagnóstico detallado de deficiencias, estados de resultados, estadísticas, pruebas de eficiencia y se proponen soluciones y Alternativas a la problemática detectada.
Etapas de la auditoría administrativa
En general, cualquier metodología de auditoría administrativa comprende las siguientes etapas:
Recolección de información
De estas etapas, tal vez la más importante consiste en la recopilación de información, ya que de una adecuada información dependerá una propuesta correcta.
La recolección de datos se puede realizar mediante la observación, la encuesta, el cuestionario, la entrevista y el análisis de documentación. Algunos de los documentos imprescindibles para efectuar una auditoria son: organigramas, manuales, diagramas de procesos, diagramas de tiempos, diagramas de disposición de maquinaria, equipo y edificio, diagramas comparativos, gráficas lineales, de barras y mapas, flujogramas, estudios de tiempos, estados financieros, estadísticas de todas las áreas funcionales, muestreo y medición del trabajo, planes y objetivos, programas de trabajo, presupuestos y estructura.
Análisis
Una vez que se ha obtenido la información anterior, se ordena y analiza con el fin de detectar la problemática.
Diagnóstico
Mediante la aplicación de alguna de las metodologías mencionadas (Leonard, AMA, Análisis factorial, Esquema de Greiner, Técnicas de planeación, Técnicas de dirección, Herramientas de calidad, etc.) se detectan las principales fallas de la organización.
Informe
Se elabora un informe con el diagnóstico, la justificación y la propuesta de alternativas de solución, así como el costo-beneficio de las mismas. El informe deberá contener:
Portada. Título del estudio.
índice. Incluye el contenido de las diferentes partes del informe, las ilustraciones y los anexos.
Introducción. Objetivos y alcances del informe.
Justificación y antecedentes. Explicación concisa de la metodología y problemática que originó el estudio.
Cuerpo principal del informe. Detalla el diagnóstico y la propuesta de mejora con el consecuente estudio de costo-beneficio.
Resumen ejecutivo. Incluye los puntos esenciales y los resultados del estudio, así como las conclusiones de mayor importancia, con el fin de que el ejecutivo se entere rápidamente del contenido del informe.
Apéndices y anexos.
MÉTODO DEL ANÁLISIS FACTORIAL DESARROLLADO POR INVESTIGADORES DEL BANCO DE MÉXICO, S. A.3
Este método evalúa los siguientes factores:
Ambiente. Conjunto de influencias extemas que actúan sobre la operación de la empresa.
Política y dirección (administración general). Orientación y manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus actividades.
S. Productos y proceso. Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos usados en la fabricación de los mismos.
Financiamiento. Manejo de los aspectos monetarios y crediticios.
Medios de producción. Inmuebles, equipos, maquinaria, herramienta e inst alaciones de servicio.
