4.3 Fases y elementos del proceso Administrativo.

PROCESO ADMINISTRATIVO ESTRATÉGICO

Las estrategias se prevén, se visualizan, se planean, se organizan y en su caso se organiza la empresa o institución en razón de lo que se busca; asimismo, se dirigen y se controlan.

La figura 13.4 muestra cómo las etapas de proceso administrativo clásico son similares a las del proceso estratégico, el cual inicia con una "visualización", una idea de negocio o de institución que se debe afinar al tomar en cuenta los recursos y otros elementos internos, así como el medio externo, el mercado y las condiciones económicas.

También, cuando se desea planificar estratégicamente el desarrollo de una empresa o institución que ya está funcionando, se prevé, diagnostica y hasta se pronostica según a dón­de se dirija, y se revisan los objetivos y la misión de los productos y servicios en el mercado con un análisis de sus fuerzas, debilidades, posibles amenazas y oportunidades.

Con base en lo anterior se elabora un plan y se revisan la estructura y el staffde colabo­radores, con su grado de integración a la empresa. Se dirige con esos elementos y se controla el desenvolvimiento y desempeño de la estrategia.

Muchas estrategias nacen como una intuición, un destello de oportunidad de negocio o de mejora sustancial, sobre todo cuando los responsables, propietarios, directivos, etc., están muy involucrados y apasionados por su negocio.

Estas intuiciones, que pueden tener alto valor subjetivo, requieren comprobación con un proceso de previsión; es decir, se debe investigar su factibilidad y elementos tecnológicos para su realización. Bill Gates, fundador de Windows Microsoft, dice que "lo primero es ha­cer lo que la gente necesita y luego hacer que la gente necesite lo que se hace, sin opciones". Para hacer objetiva una idea o mejora estratégica se requiere pasar por una serie de etapas, que a continuación se presenta.

PROCESO ESTRATÉGICO: ANÁLISIS ESTRATÉGICO

El proceso estratégico incluye una etapa de análisis, el primer punto de arranque. Implica cono­cer el origen y desenvolvimiento de la empresa y el conjunto de políticas, procedimientos, pro­gramas, estructuras, etc., que conforman la estrategia actual y sus premisas para determinar si es necesario un replanteamiento general. Lo único que requieren muchas empresas es afinar sus estrategias, tácticas y operaciones, y construir un futuro de acuerdo con la técnica de la PE.

ORIGEN DE LA ORGANIZACIÓN Y VISION

Las estrategias surgen normalmente por dos razones:

O Fundación de la empresa o institución. O Adaptación, consolidación y desarrollo.

Fundación de la empresa o institución Es la más significativa, porque es el origen que impulsó a una persona o grupo a crear una empresa o una institución. Con su esfuerzo sostenido y su determinación, se hicieron realidad los propósitos y visión originales.

Son muchas las empresas e instituciones con historias fascinantes que inspiran, cuando están documentadas, a las nuevas generaciones. Por lo regular, los fundadores encontraron al­gún espacio no atendido en la sociedad o en el mercado, y/o gracias a alguna tecnología desa­rrollada por ellos mismos, o importada, fueron pioneros en el mercado, lograron posicionar marcas, y adquirir proveedores y clientes leales. Su visión estratégica, junto con la capacidad de adaptarla a circunstancias difíciles o de bonanza, les permitió consolidar su empresa.

Adaptación, consolidación y desarrollo La competencia producida por el desarrollo tecnológico y por la concurrencia de nuevos proveedores, incluso extranjeros, generó que muchas empresas sólidas perdieran competitividad. Algunas han reducido paulatinamente sus ingresos y le apuestan a la suerte o al nombre que tienen. Seguramente, este tipo de empresas poco a poco desaparecerá. Otras han surgido al aprovechar los espacios que dejan las empresas ineficientes, y se crean, desde su origen, con técnicas muy útiles para estu iar las necesidades del mercado, optimizar sus inversiones y disminuir sus riesgos. Estas permanentemente practican ejercicios de PE para mantenerse y adaptarse a circunstancias cambiantes.

Todas las empresas que saben que el mercado y las necesidades de los usuarios están en continuo cambio desarrollan estrategias y planes rectores o de negocios para periodos de mediano y largo plazos. Siguen líneas de acción de poco cambio y sólo adaptan y mejoran sus tácticas de comercialización y hasta sus operaciones.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ESTRATÉGICO

Una vez conocido el ente, desde su origen y sus cambios históricos (organización, institu­ción, empresa, etc.), se requiere seguir con el proceso a través de las siguientes etapas:

Fijar objetivos de la PE, diagnóstico y pronóstico.

Definición de problemas (brecha). Definir sustento de cambio.

Ideas estratégicas de modernización y sus escenarios (sensibilización).

Formulación de la estrategia y presupuestos, plan rector de negocios o institucional.

Ejecución y dirección.

Administración: dirección y control de la estrategia.

La figura 13.5 muestra el proceso estratégico y las subetapas que comprende esta meto­dología, universalmente aceptada y utilizada por los principales autores de la materia. Como se aprecia, en la primera etapa se fijan los objetivos de la PE.

PRIMERA

Fijar objetivos de la PE

Toda aplicación de una técnica o teoría administrativa requiere clarificar el propósito para su aplicación. Cuando se considere que la PE es la herramienta correcta para mejorar la efectividad y el desempeño de la empresa, los productos y los servicios en el mercado, su competítividad y posicionamiento, es necesario fijar los objetivos de su aplicación.

Desde un principio conviene registrar los motivos y causas para poner en práctica la PE y demás acuerdos durante el proceso. Muchas empresas utilizan la administración por proyectos, es decir, a través de un comité ad hoc conformado por los miembros de las áreas involucradas y que, según la etapa, pueden actuar en el proceso estratégico. Las subetapas de este proceso se observan en la figura 13.6.

Diagnóstico

En esta etapa se lleva a cabo el diagnóstico de la situación, interna y externa, de la organi­zación en relación con el cumplimiento de objetivos.

Análisis interno

La primera etapa del proceso de PE diagnostica y evalúa la efectividad interna presente, en términos de cumplimiento de objetivos, estructuras, procesos de trabajo, cultura laboral, liderazgo, etc., en relación con la misión encomendada.