TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones es un proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona entre varias alternativas el curso de acción óptimo. Indiscutiblemente, tomar decisiones es una función inherente a los directivos y de ella depende el adecuado funcionamiento de la organización.
La toma de decisiones es de gran importancia porque tiene repercusiones internas en la organización en cuanto a las utilidades, el producto, el personal, etc., y externas ya que influye en proveedores, clientes, entorno, economía, etc. También posee un efecto multiplicador debido a que provocan implicaciones que a su vez originan efectos no sólo en las áreas de la organización sino en diversos segmentos del entorno tales como los clientes, el personal y el entorno económico. En este contexto, es imprescindible que la toma de decisiones se fundamente en un proceso lógico y racional y en una serie de técnicas que permitan evaluar objetivamente el entorno, los costos, las repercusiones y los resultados. En la figura 5.2 aparecen los requisitos para tomar decisiones.Definir las restricciones y limitaciones.
Las técnicas o herramientas de las que puede auxiliarse el administrador pueden ser cualitativas, cuando se basan en el criterio, la experiencia y las habilidades de quienes las toman, y cuantitativas, que utilizan métodos matemáticos, estadísticos y de ingeniería económica. Un buen ejecutivo debe sustentar sus decisiones en un proceso racional y tener el sentido común para elegir el tipo de técnicas más adecuadas de acuerdo con el tipo de decisión de que se trate, considerando costos, riesgos, información, repercusiones e importancia.
Etapas del proceso de toma de decisiones
El proceso lógico y racional de toma de decisiones se efectúa a través de los siguientes pasos Figura 5.3. Etapas del proceso de toma de decisiones.
Identificación del problema
Un problema es un obstáculo o una desviación que representa una diferencia entre los resultados reales y los planeados, lo cual origina una disminución de los rendimientos y la productividad en general, impidiendo el logro de los objetivos. La identificación y la definición del problema son trascendentales, ya que de la adecuada definición del problema depende el planteamiento de alternativas adecuadas de solución. Algunos lincamientos para identificar el problema son:
Obtener información completa, fidedigna y oportuna (estadísticas, informes, proyecciones, etcétera).
Aplicación de un método
De acuerdo con la importancia y el tipo de la decisión, la información y los recursos disponibles se eligen y aplican las técnicas, las herramientas o los métodos, ya sea cualitativos o cuantitativos, más adecuados para plantear alternativas de decisión.
Especificación y evaluación de alternativas
Se desarrollan varias opciones o alternativas para resolver el problema, aplicando métodos ya sea cualitativos o cuantitativos. Una vez que se han identificado varias alternativas, se elige la óptima con base en criterios de elección, de acuerdo con el costo-beneficio que resulte de cada opción. Los resultados de cada alternativa deben ser evaluados en relación con los resultados esperados y los efectos. Es conveniente elegir la alternativa óptima y minimizar riesgos, a la vez que establecer estrategias opcionales para el caso de que la alternativa elegida no resulte de acuerdo con lo planeado. Algunos métodos matemáticos para elegir la alternativa óptima se explican en el apartado "Técnicas o herramientas para tomar decisiones" de esta unidad.
Implantación
Una vez que se ha elegido la alternativa óptima, se deberán planificar todas las actividades para implantarla y para efectuar un seguimiento de los resultados, lo cual requiere elaborar un plan con todos los elementos estudiados en la unidad 3.
En todas las etapas del proceso de toma de decisiones, es primordial contar con un sistema de información oportuno, confiable y actualizado.
Tipos de decisiones
Decisiones individuales
Se dan cuando el problema o la situación es bastante fácil de resolver y se realiza con absoluta independencia, con el esfuerzo de una sola persona que toma la decisión.
Son las que se toman en un alto nivel gerencial; sobre todo en situaciones determinantes o de gran importancia en las que se buscará orientación, asesoría y evaluación en cada paso del proceso.
Son aquéllas tomadas de acuerdo con algún hábito, regla o procedimiento; se aplican a problemas estructurados o rutinarios. Se basan en datos estadísticos de carácter repetitivo.
"Son aquellas que se toman con certeza acerca de lo que sucederá, ya que se cuenta con información confiable, exacta, medible y se conocen las relaciones de causa y efecto. En este caso el futuro es sumamente predecible."2 Una de las técnicas que se utilizan en este tipo de decisión es la programación lineal, que sirve para maximizar la producción, las utilidades o minimizar costos.
En las decisiones en condiciones de incertidumbre se cuenta con información confiable, son exactas y medibles, existe certeza de lo que sucederá y se conocen los efectos futuros. Para estas decisiones se utilizan técnicas cuantitativas y cualitativas.
La toma de decisiones en condiciones de certidumbre ocurre cuando el directivo conoce el estado de la naturaleza que ocurrirá jsi se toma la decisión con absoluta certeza. En tales situaciones la persona que toma la decisión conoce el conjunto de estrategias posibles, así como los resultados correspondientes a cada una d«e las estrategias disponibles y su preferencia por los diversos resultados considerados.
Decisiones en condiciones de riesgo
En este tipo de decisiones se conocen las restricciones y existe información incompleta pero objetiva y confiable; generalmente para tomarlas se usan técnicas cuantitativas.
Las decisiones en condiciones de riesgo existen cuando dos o más factores que afectan el logro de los objetivos especificados, y que se encuentran fuera del control del individuo que decide, son relevantes; cuando se pueden identificar todos los estados naturales pertinentes, y cuando es posible asignar probabilidades de ocurrencia a esos estados naturales.
Decisiones rutinarias
Estas decisiones se toman a diario, son de carácter repetitivo, se dan en el nivel operativo y para elegirlas se utilizan técnicas cualitativas.
Decisiones operativas
Se generan en niveles operativos, se encuentran establecidas en las políticas y los manuales, son procesos específicos de la organización y se aplican mediante técnicas cualitativas y
cuantitativas.
Al conocer cada uno de los tipos de decisión, el gerente o responsable de tomar decisiones a cualquier nivel en una organización podrá distinguir entre las diversas situaciones que se le presenten, determinar el criterio que debe seguir para tomar una decisión, ya sea en condiciones de certidumbre, incertidumbre, riesgo, etc., y usar las técnicas y herramientas adecuadas con el fin de elegir el curso de acción más efectivo y aplicable.
TÉCNICAS O HERRAMIENTAS PARA TOMAR DECISIONES
Las técnicas o herramientas que se utilizan para tomar decisiones pueden ser de dos tipos: cualitativas y cuantitativas.
Técnicas cualitativas o heurísticas
Estas técnicas dependen de la opinión o de la experiencia de las personas que las toman. Aun así, son métodos formales no matemáticos que se apoyan en datos históricos y estadísticos, y en sistemas de información.
Las técnicas cualitativas más comunes son: tormenta de ideas, mesas redondas, Delphi, fortalezas y debilidades, cadenas de fines y medios o árboles de decisión, grupos T, administración por participación y el método del directivo racional de Kepner y Tregoe. Algunas de estas herramientas fueron estudiadas como técnicas de planeación.
Las ventajas de utilizar estas técnicas son que se aprovecha la experiencia de los ejecutivos y se desarrolla su creatividad, además de que son fáciles y sencillas de aplicar. Algunas de sus limitaciones son que a veces pueden ser subjetivas e inexactas.
Técnicas cuantitativas
Estas técnicas se fundamentan en la aplicación de las matemáticas y la estadística, en la gran mayoría de los casos existe software disponible. Las más utilizadas son:
Investigación de operaciones
Consiste en reunir datos existentes acerca de un problema específico y elaborar reportes cuantitativos sobre las ventajas de las varias alternativas de acción; comprende:
Programación lineal. Es una técnica de decisión que permite la combinación óptima de recursos limitados.
Simplex. Una variante de la programación lineal, en la cual se construye una tabla matemática de relaciones numéricas, buscando la solución óptima para la función objetivo planteada y tomando en cuenta las restricciones.
Matriz económica. Arreglo rectangular de números en el que mediante operaciones entre las columnas y los renglones se puede llegar a una solución óptima.
Teoría de colas. Se refiere a la optimización de distribuciones en condiciones de aglomeración. Es una teoría que enfatiza los puntos de embotellamiento y los tiempos de espera en algún punto de servicio.
Arboles de decisión. Representación de sucesos posibles que influyen en una decisión. Se identifican las principales alternativas y muestran las decisiones consecuentes que dependen de sucesos futuros, anotando las probabilidades de cada uno de los hechos.
Modelos de Markov. Se utilizan ecuaciones resueltas por determinantes para conocer la solución óptima de un problema.
Teoría de juegos. Se aplica sólo en algunos tipos de conflictos que involucran la disputa de intereses entre dos o más participantes con variedad de acciones delimitada:! por reglas.
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